Tartu Oskar Lutsu nimelise Linnaraamatukogu andmekaitsetingimused

kinnitatud TLR direktori käskkirjaga nr 5 (20.01.2021)

1. Isikuandmete töötlemise üldpõhimõtted

1.1 Tartu Oskar Lutsu nimeline Linnaraamatukogu (edaspidi raamatukogu) töötleb isikuandmeid eelkõige avaliku ülesande, seadusest tuleneva kohustuse või lepingu täitmiseks vastavalt seadusele ja nende alusel antud õigusaktidele.

1.2 Kui isikuandmeid ei töödelda avaliku ülesande, seadusest tuleneva kohustuse või lepingu täitmiseks, küsime Teilt nõusolekut isikuandmete töötlemiseks.

1.3 Töötleme Teie isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik konkreetse eesmärgi täitmiseks. Nõusoleku alusel isikuandmete töötlemisel teavitame Teid töödeldavatest isikuandmetest ja töötlemise eesmärgist nõusoleku võtmisel.

1.4 Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärusest), avaliku teabe seadusest, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

2. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

2.1 Töötleme vastavalt rahvaraamatukogu seaduse § 151 lõikele 1 Teie isikuandmeid lugejatele raamatukogu teenuste osutamiseks, laenutuste üle arvestuse pidamiseks, statistiliseks aruandluseks ja teenuste analüüsiks ning viiviste nõudmiseks.

2.1.1 Vastavalt rahvaraamatukogu seaduse § 151 lõikele 2 kantakse lugejate andmebaasi järgmised andmed:

• 1) ees- ja perekonnanimi;

• 2) isikukood või isikukoodi puudumisel sünniaeg;

• 3) elukoht (postiaadress);

• 4) telefoninumber;

• 5) elektronposti aadress, kui see on olemas.

2.1.2 Lugejate andmebaasina kasutatakse raamatukogude haldussüsteemi ESTER, millele on juurdepääs piiratud vastavalt kasutajale antava kasutajatunnuse ja salasõnaga või muu turvalise autentimisviisiga. Igal kasutajal on võimalik tutvuda andmebaasi ESTER kogutud isikuandmetega ja parandada vajadusel enda kohta käivaid teatud andmeid.

2.2 Avalikule teabele üldkasutatava andmesidevõrgu kaudu juurdepääsu võimaldamisel registreerime avalike arvutite kasutajad (nimi, elektronposti aadress, telefoninumber).

2.3 Erivajadusega lugejale koduteeninduse osutamiseks töötleme Teie andmeid (nimi, elukoht, erivajadust tõendavad andmed) rahvaraamatukogu seaduse § 151 lõike 3 alusel.

2.4 Meie poolt korraldatavale üritusele registreerumiseks töötleme Teie isikuandmeid (nimi, e-posti aadress, telefoninumber), et tagada Teile koht üritusel ja saata üritusega seonduvat infot või võtta ühendust tõrgete korral.

2.5 Teie nõusoleku alusel saadame Teile teavitusi raamatukogu poolt pakutavate teenuste tutvustamiseks ja uudiseid raamatukogu tegevuste kohta.

2.6 Tartu Oskar Lutsu nimelise Linnaraamatukogu keskkogus ja harkukogudes kasutatakse kaameravalvet isikute ja vara kaitseks.

2.7 Avalikustame raamatukogu kodulehel ja/või raamatukogu hallatavates sotsiaalmeedia kanalites pilte/videomaterjali meie poolt korraldatavatest avalikest üritustest.

2.8 Raamatukogu avaliku wifi võrgu kasutamisel tuvastatakse seadme unikaalne võrgukaardi MAC aadress (Media Access Control Address), IP-aadress ja seadmete asukoha andmed, mille põhjal teeme statistikat raamatukogu külastatavuse kohta. Me ei seo IP-aadresse ja MAC aadresse isiku tuvastamist võimaldava teabega.

2.9 Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel töötleme Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.

2.9.1 Kui peame Teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

2.9.2 Kui meile saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.

2.9.3 Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

2.10 Tööle kandideerimisel töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale töökohale.

2.10.1 Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

2.10.2 Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

2.10.3 Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);

    • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);

    • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

2.10.4 Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

3. Isikuandmete avalikustamine ja edastamine

3.1 Kui dokument sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see dokumendiregistrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seaduses sätestatud juurdepääsupiirangute alustele.

3.2 Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele, kui andmete edastamise kohustus tuleneb seadusest või selle alusel antud õigusaktist (näiteks Maksu- ja Tolliametile, Sotsiaalkindlustusametile).

3.3 Lisaks edastame Teie isikuandmeid asutusele või isikule nende taotlusel, kui neil on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida (näiteks uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

 

4. Isikuandmete säilitamine

4.1 Lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.

4.2 Vastavalt rahvaraamatukogu seaduse § 151 lõikele 6 kustutatakse rahvaraamatukogu lugejate andmebaasist lugeja ja kuni 18-aastase isiku puhul lapsevanema või seadusliku esindaja andmed, välja arvatud statistikaga seotud isikustamata andmed, kui lugeja pole raamatukogu külastanud kolm aastat. Kui lugejal on raamatukogu ees täitmata kohustusi, ei kustutata lugeja või tema seadusliku esindaja andmeid lugejate andmebaasist. Nimetatud juhul säilitatakse andmeid kuni kohustuste täitmiseni.

4.3 Täpsemalt on kehtestatud dokumentide säilitamistähtajad Tartu Linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

 

5. Isikuandmetega seotud rikkumistele reageerimine

5.1 Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

5.2 Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

 

6. Teie õigused

6.1 Järgnevate õiguste teostamiseks saate pöörduda Tartu Oskar Lutsu nimelise Linnaraamatukogu poole e-posti aadressil oskar@luts.ee. Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse artiklites 15-22.

6.2 Teil on õigus saada teavet, milliseid Teie andmeid ja kuidas Tartu Oskar Lutsu nimeline Linnaraamatukogu töötleb. Teie pöördumisele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Vastamise tähtaega on võimalik pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Teavitame Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui keeldume päringule vastamisest, siis selgitame keeldumise aluseid ja põhjuseid. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.

6.2.1 Isikuandmetega tutvumiseks peame oleme veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.

6.2.2 Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
    • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
    • kahjustada riiklikku julgeolekut;
    • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.

6.3 Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

6.4 Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.

6.5 Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.

6.5.1 Teil ei ole õigust nõuda isikuandmete kustutamist selliste andmete puhul, mida töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise lõpptähtaeg.

6.6 Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.

 

7. Andmekaitsespetsialist

Tartu Oskar Lutsu nimelises Linnaraamatukogus on määratud andmekaitsespetsialist vastavalt isikuandmete kaitse üldmääruse artiklitele 37-39. Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral saate pöörduda andmekaitsespetsialisti poole aadressil andmekaitse@raad.tartu.ee.